Система электронного документооборота

Документы составляют существенную часть путешествия предприятия. Управление документооборотом также имеет важное значение как часть нормативного обеспечения качества и безопасности. С точки зрения контроля качества ключевые документы включают документы, связанные с поставщиками, нормативные документы, а также документы, связанные с CAPA, изменениями, управлением жалобами, аудитами и инспекциями. Подробнее можете посмотреть в Almexecm.

Надежная система электронного документооборота (СЭД) является важнейшим элементом любого автоматизированного рабочего процесса EQMS. Можно сказать, что это первый шаг к формированию культуры менеджмента качества в вашей организации. Когда разные команды сотрудничают, им нужны документы, чтобы отслеживать прогресс. Руководство общается со своими различными заинтересованными сторонами в различных формах, и очень важно вести учет. Ваша СЭД служит единой точкой истины для всех ключевых документов.

Система электронного документооборота может помочь управлять рисками и смягчать проблемы, организуя документы интуитивно понятным образом для легкого управления документами, их хранения, извлечения и изменения.

Что означает Система электронного документооборота (СЭД)?

Каждая организация будет знакома с концепцией подачи документов. В эпоху, когда бумажная работа была основным средством коммуникации с заинтересованными сторонами, такими как поставщики, клиенты, сотрудники, члены правления и т. Д., все соответствующие контракты и сообщения должны были храниться в организованном порядке для удобства поиска. Документы могли быть любыми-от счетов, заказов на продажу, контрактов до фотографий, стенограмм телефонных разговоров и даже видеоклипов.

В эту эпоху электронного документооборота этой цели служит EDM (Electronic Document Management). Компьютерные программы и хранилища используются для управления различными видами документов, используемых предприятием. Вы можете создать новый документ с помощью системы EDM или отсканировать и сохранить печатную копию в электронном виде.

СЭД позволяет создавать, редактировать, обрабатывать, пересматривать и хранить документы не только в текстовой форме, но и в виде изображений, видео и аудиофайлов. Обеспечивая единое представление всей документации, он также интегрирует функции сканирования и печати наряду с хранением. Одним из самых больших преимуществ хорошо разработанной СЭД является ее интеграция с другими приложениями, такими как ERP и CRM вашего предприятия, что позволяет автоматизировать рабочие процессы, связанные с документами.